Corporations Canada sent today an email on “Annual meetings of federal corporations during the COVID-19 outbreak”.  It is for both non-profits (CNCA) and for-profits (CBCA).  It provides some good information on AGMs and how they can be held virtually or partially virtually or they can be delayed.  We will be putting up something hopefully next week if your organization will need to delay your AGM (and we anticipate many will need to) which will help Federal non-profit organizations understand how to request an extension of the six-month timeframe for holding AGM’s and also a requirement to provide financial statements to members at least 21 days ahead of the AGM.  These are two separate requirements.

Here is the full notice from Corporations Canada:

 

Le français suit l’anglais

Annual meetings of federal corporations during the COVID-19 outbreak

By law, federally incorporated businesses and not-for-profit corporations have to hold an annual general meeting of shareholders or members every year. This is so that shareholders and members can make governance decisions based on current information, and have confidence to continue to support the business or not-for-profit.

Under normal circumstances, federally incorporated businesses and not-for-profits have to call an annual general meeting within 15 months of the previous annual general meeting and no more than six months after the organization’s last financial year-end.

We recognize that hosting in-person annual general meetings during the COVID-19 outbreak would contradict public health advice to practice physical distancing and self-isolation to prevent the spread of the virus. As it is unsafe to host public gatherings at this time, we have outlined some options for federal corporations to consider to remain compliant under the Canada Business Corporations Act and the Canada Not-for-profit Corporations Act.

Hold a virtual meeting

Some corporations have the right to hold meetings virtually using digital technologies. To see if this is a valid option, check the corporation’s by-laws to make sure there are no restrictions on participation in meetings by digital means.

Depending on the by-laws, a corporation could have two options:

  • Virtual meeting: Participants attend exclusively through a digital channel that allows participants to speak with each other during the meeting. The corporation’s by-laws must specifically allow virtual meetings.
  • Partially virtual meeting: Some participants attend in-person and others participate through a digital channel that allows participants to speak to each other during the meeting. A partially virtual meeting may be a viable alternative if the by-laws do not permit virtual meetings.

Under both options, participants can vote digitally as long as:

  • it is not prohibited by the corporation’s by-laws
  • it complies with regulations, meaning that the corporation gathers votes in a way that allows them to be verified, tallied and presented while maintaining votes anonymous.

If the corporation’s by-laws prohibit virtual meetings or are silent on holding them, the board of directors may change the by-laws with the change effective until the next meeting of shareholders or members (when the change can be confirmed or rejected).

Delay calling the annual general meeting

Not-for-profit corporations can apply to delay the calling of their annual general meeting when it would be detrimental to call the meeting within the normal timeframe. Not-for-profits have to apply by email to IC.corporationscanada.IC@canada.ca at least 30 business days before sending the notice calling the meeting. More information is available by consulting Extending the time for calling an annual meeting of members.

To delay an annual general meeting, federally incorporated businesses need court approval.

If you have any questions, please contact us.

Relevant resources

Risk-informed decision-making for mass gatherings during COVID-19 global outbreak

Canada Business Corporations Act, paragraphs 132(4) and 133(3)

Canada Not-for-profit Corporations Act, paragraph 160(2)

Assemblées annuelles des sociétés de régime fédéral et des organisations à but non lucratif pendant la pandémie de COVID-19

Les sociétés de régime fédéral et les organisations à but non lucratif sont légalement tenues d’organiser une assemblée générale annuelle des actionnaires ou des membres chaque année. Cette assemblée générale annuelle a pour but de leur permettre de prendre des décisions de gouvernance fondées sur les renseignements actuels, et de s’assurer de pouvoir continuer à soutenir la société ou l’organisation à but non lucratif.

Dans des circonstances normales, les sociétés de régime fédéral et les organisations à but non lucratif doivent organiser une assemblée générale annuelle dans les 15 mois suivant l’assemblée générale annuelle précédente, et au plus tard six mois après la fin du dernier exercice financier de la société ou de l’organisation.

Nous reconnaissons que la tenue d’assemblées générales annuelles en personne pendant la pandémie de COVID-19 irait à l’encontre des conseils de santé publique liés à l’adoption de pratiques de distanciation physique et d’auto-isolement pour prévenir la propagation du virus. Puisqu’il n’est pas possible d’organiser des rassemblements publics en toute sécurité en ce moment, nous présentons aux sociétés de régime fédéral et aux organisations à but non lucratif quelques possibilités à envisager afin de continuer à respecter les dispositions de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Organiser une réunion virtuelle

Certaines sociétés ou organisations ont le droit d’organiser des réunions virtuelles en utilisant des technologies numériques. Pour vérifier s’il s’agit d’une option valide, veuillez consulter vos règlements administratifs pour vous assurer qu’il ne prévoit aucune restriction relative à la tenue de réunions par voie électronique.

Selon les règlements, deux possibilités pourraient s’offrir à une société ou organisation :

  • Réunion virtuelle : Les participants y assistent exclusivement au moyen d’un canal numérique qui leur permet de se parler pendant la réunion. Les règlements de la société ou de l’organisation doivent indiquer clairement l’utilisation des réunions virtuelles.
  • Réunion partiellement virtuelle : Certains participants y assistent en personne, alors que d’autres y assistent au moyen d’un canal numérique qui leur permet de parler aux autres participants pendant la réunion. Une réunion partiellement virtuelle peut être une autre solution pratique si les règlements ne permettent pas les réunions virtuelles.

Dans les deux cas, les membres peuvent voter par voie électronique, à condition que :

  • les règlements administratifs n’interdisent pas cette façon de voter
  • les règlements soient respectés, c’est-à-dire que les votes de l’organisation puissent être vérifiés, comptabilisés et présentés aux participants, tout en préservant l’anonymat du vote.

Si les règlements d’une société ou organisation interdit les réunions virtuelles ou ne contient aucune disposition à ce sujet, le conseil d’administration peut les modifier, et ce changement sera effectif jusqu’à la prochaine réunion des actionnaires ou des membres (lorsque le changement peut être accepté ou rejeté).

Reporter la convocation de l’assemblée générale annuelle

Les organisations à but non lucratif peuvent demander une prolongation du délai de convocation de leur assemblée annuelle lorsqu’il serait nuisible de la convoquer en respectant les délais habituels. Les organisations à but non lucratif doivent formuler une demande par courriel à l’adresse IC.corporationscanada.IC@canada.ca au moins 30 jours ouvrables avant l’envoi d’un avis de convocation. De plus amples renseignements sont fournis à la page Prolongation des délais pour convoquer une assemblée annuelle des membres.

Pour reporter une assemblée générale annuelle, les sociétés par actions constituées en vertu des lois fédérales doivent obtenir l’agrément d’un tribunal.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec nous.

Ressources pertinentes

Rassemblements de masse pendant la pandémie de la maladie à coronavirus (COVID-19) : Comment prendre des décisions éclairées en fonction des risques

Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphes 132(4) et 133(3)

Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, paragraphe 160(2)

 

 

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