Here is a reminder we just received from Corporations Canada relating to AGMs in 2021 for CNCA corporations and that they can be done virtually, partially virtually or by unanimous resolution in many cases.   Also if you wish to delay the date for your CNCA AGM you will need permission from Corporations Canada.   In 2020 there was an extension on deadlines for providing financials and having your AGM – one should plan on there not being a similar extension in 2021 and try to have your AGMs on time.

Here is the note from Corporations Canada:

 

Le français suit l’anglais

Annual meetings of federal businesses, not-for-profits and cooperatives during COVID-19 in 2021

The order issued by the Minister of Innovation, Science and Industry extending the deadline for calling the annual general meetings (AGM) and presenting financial statements has ended. It applied beginning March 13, 2020 to December 31, 2020. As of January 1, 2021, the normal rules apply for calling an AGM and presenting financial statements.

By law, federally incorporated businesses, not-for-profits and cooperatives have to hold an annual general meeting of shareholders or members every year. This allows shareholders and members to make governance decisions based on current information and have confidence to continue to support the business, not-for-profit or cooperative.

Federally incorporated businesses, not-for-profits and cooperatives have to call an AGM within 15 months of the previous AGM and no more than six months after the organization’s last financial year-end.

We recognize that hosting an in-person AGM during the COVID-19 outbreak would contradict public health advice to practice physical distancing and self-isolation to prevent the spread of the virus. As it is unsafe to host public gatherings at this time, we have outlined three options for federal corporations to consider in order to remain compliant under the Canada Business Corporations Act, the Canada Not-for-profit Corporations Act and the Canada Cooperatives Act.

1. Hold a virtual meeting

Some corporations have the right to hold meetings virtually using digital technologies. To see if this is a valid option, check the corporation’s by-laws to make sure there are no restrictions on participation in meetings by digital means.

Depending on the by-laws, a corporation could have two possibilities:

  • Virtual meeting ¿ Participants attend exclusively through a digital channel that allows participants to communicate adequately with each other during the meeting. Virtual meetings must specifically be in the corporation’s by-laws.
  • Partially virtual meeting ¿ Some participants attend in-person and others participate through a digital channel that allows participants to communicate adequately with each other during the meeting. A partially virtual meeting may be a viable alternative if the by-laws do not permit virtual meetings.

Under both possibilities, participants can vote digitally as long as:

  • it is not prohibited by the corporation’s by-laws
  • it complies with regulations. This means that the corporation gathers votes in a way that allows them to be verified, tallied and presented while maintaining votes anonymous.

If the corporation’s by-laws prohibit virtual meetings or are silent on holding them, the board of directors may change the by-laws with the change effective until the next meeting of shareholders or members (when the change can be confirmed or rejected).

2. Replace the in-person meeting with a resolution in lieu of the annual general meeting

For corporations, not-for-profits and cooperatives with a small number of shareholders or members, a practical alternative to an in-person meeting is to have all shareholders or members approve business items that are to be dealt with at an annual general meeting. At a minimum, these items must include:

  • electing directors
  • considering the corporation’s financial statements
  • appointing an auditor or public accountant or waiving the appointment of an auditor or public accountant.

All shareholders or members who are entitled to vote at the corporation’s AGM must sign the written resolution. Once signed, keep the resolution in your corporation’s records.

3. Delay calling the annual general meeting

Not-for-profit corporations can apply to delay the calling of their AGM when it would be detrimental to call the meeting within the normal timeframe. Not-for-profits have to apply, either online or by email at IC.corporationscanada.IC@canada.ca, at least 30 business days before the notice calling the meeting is to be sent to members. More information is available by consulting Extending the time for calling an annual meeting of members.

To delay an AGM, federally incorporated businesses and cooperatives need court approval.

If you have any questions, please contact us.

Relevant resources

Risk mitigation tool for gatherings and events operating during the COVID-19 pandemic

Canada Business Corporations Act, subsections 132(4), 132(5) and 133(3)

Canada Not-for-profit Corporations Act, subsections 159(4), 159(5) and 160(2)

Canada Cooperatives Act, subsections 48(3), 48(3.1) and 50(3)

Assemblées annuelles des sociétés, organisations à but non lucratif et coopératives de régime fédéral pendant la COVID-19 en 2021

L’arrêté émis par le ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie prolongeant le délai de convocation des assemblées générales annuelles (AGA) et de présentation des états financiers est terminé. Il s’appliquait du 13 mars 2020 et a pris fin le 31 décembre 2020. À compter du 1er janvier 2021, les règles normales de convocation de l’AGA et de présentation des états financiers s’appliquent.

Les sociétés, les organisations à but non lucratif et les coopératives de régime fédéral sont légalement tenues d’organiser une assemblée générale annuelle des actionnaires ou des membres chaque année. Cette assemblée annuelle a pour but de leur permettre de prendre des décisions de gouvernance fondées sur les renseignements actuels, et de s’assurer de pouvoir continuer à soutenir la société, l’organisation ou la coopérative.

Les sociétés, les organisations à but non lucratif et les coopératives de régime fédéral doivent organiser une AGA dans les 15 mois suivant l’AGA précédente, et au plus tard six mois après la fin du dernier exercice financier de la société ou de l’organisation.

Nous sommes conscients que la tenue d’assemblées générales en personne pendant la pandémie de COVID-19 va à l’encontre des conseils de santé publique de pratiquer la distanciation physique et l’auto-isolement en vue de prévenir la propagation du virus. Vu que les rassemblement publics ne sont pas sécuritaires présentement, trois options peuvent être envisagées par les sociétés, organisations à but non lucratif et coopératives de régime fédéral. Ces options permettent de respecter les dispositions de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et la Loi canadienne sur les coopératives.

1. Organiser une assemblée virtuelle

Certaines sociétés, organisations ou coopératives ont le droit d’organiser des assemblées virtuelles en utilisant les technologies numériques. Pour vérifier s’il s’agit d’une option valide, consultez vos règlements administratifs pour vous assurer qu’ils ne prévoient aucune restriction relative à la tenue d’assemblées par voie électronique.

Selon les règlements, deux possibilités pourraient s’offrir à une société, organisation ou coopérative:

  • Assemblée virtuelle : Les participants y assistent exclusivement au moyen d’un canal numérique qui leur permet de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée. Les règlements de la société, de l’organisation ou de la coopérative doivent indiquer clairement l’utilisation des assemblées virtuelles.
  • Assemblée partiellement virtuelle : Certains participants y assistent en personne, alors que d’autres y assistent au moyen d’un canal numérique qui leur permet de communiquer adéquatement avec les autres participants pendant la réunion. Une assemblée partiellement virtuelle peut être une autre solution pratique si les règlements ne permettent pas les assemblées virtuelles.

Dans les deux cas, les participants peuvent voter par voie électronique, à condition que :

  • les règlements administratifs n’interdisent pas cette façon de voter;
  • les règlements soient respectés, c’est-à-dire que les votes de la société, de l’organisation ou de la coopérative puissent être vérifiés, comptabilisés et présentés aux participants, tout en préservant l’anonymat du vote.

Si les règlements d’une société, organisation ou coopérative interdisent les assemblées virtuelles ou ne contiennent aucune disposition à ce sujet, le conseil d’administration peut les modifier, et ce changement sera effectif jusqu’à la prochaine assemblée des actionnaires ou des membres (lorsque le changement peut être accepté ou rejeté).

2. Signer une résolution au lieu de tenir une assemblée en personne

Une option pratique qui s’offre aux sociétés, organisations à but non lucratif et coopératives, dont le nombre d’actionnaires ou membres est limité, est la résolution écrite au lieu de la tenue d’une AGA. La résolution doit comprendre les items normalement communiqués dans le cadre de l’AGA. Cela doit inclure au moins :

  • l’élection des administrateurs;
  • l’examen des états financiers de la société, de l’organisation ou de la coopérative;
  • la nomination d’un vérificateur ou expert-comptable ou la renonciation à la nomination d’un vérificateur ou expert-comptable.

Tous les actionnaires ou membres qui ont le droit de vote à l’occasion de l’AGA de la société, de l’organisation ou de la coopérative doivent signer la résolution écrite. Une fois signée, il faut conserver cette résolution dans les livres de la société, de l’organisation ou de la coopérative.

3. Reporter la convocation de l’assemblée

Les organisations à but non lucratif peuvent demander une prolongation du délai de convocation de leur AGA lorsqu’il serait désavantageux de la convoquer en respectant les délais habituels. Les organisations à but non lucratif doivent soumettre une demande, soit en ligne ou par courriel à IC.corporationscanada.IC@canada.ca, au moins 30 jours ouvrables avant la date où l’avis de convocation à l’assemblée doit être envoyé aux membres. Plus d’informations sont disponibles en consultant Prolongation des délais pour convoquer une assemblée annuelle des membres.

Pour reporter une AGA, les sociétés par actions et les coopératives constituées en vertu des lois fédérales doivent obtenir l’approbation du tribunal.

Si vous avez des questions, contactez-nous.

Ressources

Outil d’atténuation des risques concernant les rassemblements et événements ayant lieu pendant la pandémie de la COVID-19

Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphes 132(4), 132(5) et 133(3)

Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, paragraphes 159(4), 159(5) et 160(2)

Loi canadienne sur les coopératives, paragraphes 48(3), 48(3.1) et 50(3)