Corporations Canada recently announced that they have taken 2 additional security measures to ensure the accuracy of the information about federal corporations made available to the public.  This will impact especially intermediaries such as lawyers and accountants when filing on their client’s behalf.

 

1) Starting in September 2021, you can receive corporate filing notices by e-mail from Corporations Canada whenever there is a change to a federal corporation’s directors, registered office address, name or status have been filed / changed with Corporations Canada.  If you have already signed up to receive e-mail notices to receive annual return reminders from Corporations Canada, you will automatically receive these corporate filing notices.  Otherwise, you can sign up here.

2) As of mid-September, registered intermediaries will also require a corporation’s corporation key when completing certain filings with Corporations Canada through the Online Filing Centre.  This largely affects organizations who are already registered intermediaries, such as law firms and accounting firms, acting on behalf of multiple federal corporations.  What is a corporation key?  A corporation key is a digital password that must be entered before certain online transactions can be carried out on Corporations Canada’s Online Filing Centre.  The following transactions will require both information for the registered intermediary and corporation key:

 

  • View/change director information
  • Change registered office information
  • Dissolve a corporation
  • Amend articles
  • Add/change additional address
  • Register a federal corporation in a province or territory

 

So for organizations such as law firms and accounting firms who are registered intermediaries, it is important to prepare for this change by contacting federal corporation clients to provide their corporation key.  A corporation key is not needed for registered intermediaries for other filings such as annual return filings and by-law filings.  If a corporation key cannot be located, please refer to this link for helpful information.

 

The purpose of these additional 2 safety measures is for corporations to remain vigilant by ensuring their corporate records are accurate and to protect the integrity of federal corporate information.  If you suspect something is wrong, you should inform Corporations Canada immediately.

 

Here is the message from Corporations Canada sent on September 8, 2021:

 

(le français suit)

 

Hello,

 

This is to inform you that Corporations Canada (CC) has taken further measures to safeguard the public corporate record for federal corporations and to increase security by enhancing its procedures, in an ongoing effort to ensure the integrity and accuracy of the information about federal corporations that is available to the public. This is very important since it contributes to a high-functioning marketplace.

 

These efforts can be strengthened through the combined efforts of both government and business:

Stay vigilant

You should remain vigilant by verifying the federal corporation’s public corporate records on a regular basis and you should inform CC if any information is inaccurate. It is your responsibility to keep the public corporate records up-to-date with CC.

 

We’ve implemented new corporate filing notices

Starting in September, you can receive an email notice when changes to a federal corporation’s directors, registered office address, name or status have been filed with CC. The notice will help you and your clients remain vigilant by letting you know as soon as changes were made. If you believe something is wrong, you’ll be able to verify the changes and let us know immediately.

 

If you have already subscribed to receive the annual return reminder notices for a federal corporation, you will automatically receive these corporate filing notices as well. If you have not already subscribed but want to, you can now subscribe.

 

Get your client’s corporation key

As of mid-September, when logged into the CC Online Filing Centre as a registered intermediary, you will be required to enter the unique corporation key for each individual federal corporation to submit the following 6 requests. This is why we recommend that you prepare for this change by contacting your clients to obtain their corporation keys. Learn more about how you or your client can obtain the corporation key for a federal corporation.

 

The 6 transactions that will require both RI and corporation keys are:

  • View/change director information
  • Change registered office information
  • Dissolve a corporation
  • Amend articles
  • Add/change additional address
  • Register a federal corporation in a province or territory

 

These actions are part of CC’s plan to strengthen processes to protect the integrity of federal corporate information.

 

Do not hesitate to reach out if you have any questions or concerns.

 

Ray Edwards

(he / him)

 

Director General, Corporations Canada

Innovation, Science and Economic Development Canada / Government of Canada

 

Related links

Online Filing Centre

Corporation key

Subscribe to email notices (corporate filing notice subscription available as of August 31st)

 

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Bonjour,

 

Nous souhaitons vous informer que Corporations Canada (CC) a pris des mesures additionnelles pour protéger les registres publics des sociétés de régime fédéral et pour accroître la sécurité en améliorant ses procédures, dans le cadre de ses efforts assidus pour assurer l’intégrité et l’exactitude des renseignements sur les sociétés fédérales qui sont accessibles au public. Ces efforts sont cruciaux, car ils contribuent au bon fonctionnement du marché.

 

Ces mesures peuvent être renforcées grâce aux efforts conjugués du gouvernement et des entreprises :

Restez vigilant

Vous devriez rester vigilant en vérifiant régulièrement les registres publics de la société de régime fédérale et en informant CC s’ils contiennent des renseignements inexacts. Il est de votre responsabilité de tenir à jour les registres publics de la société détenus par CC.

 

Nous avons mis en place des avis de dépôt de documents corporatifs

À compter de septembre, vous pourrez recevoir un avis par courriel lorsque des changements sont effectués auprès de CC concernant les administrateurs, l’adresse du siège social, la dénomination ou le statut d’une société de régime fédéral. Cet avis vous aidera, vous et votre client, à rester vigilants, car vous serez informés aussitôt qu’un changement est effectué. Si vous croyez qu’il y a un problème, vous pourrez vérifier le changement et nous aviser immédiatement.

 

Si vous êtes déjà abonné à l’avis de rappel concernant le dépôt du rapport annuel d’une société fédérale, vous recevrez aussi automatiquement les avis de dépôt de documents corporatifs. Si vous n’êtes pas encore abonné, mais que vous souhaitez l’être, n’attendez plus et abonnez-vous dès maintenant.

 

Obtenez la clé de société de votre client

À compter de la mi-septembre, lorsque vous ouvrirez une session du Centre de dépôt en ligne de CC en tant qu’intermédiaire enregistré, vous devrez entrer la clé de société unique de chaque société de régime fédéral pour soumettre les six types de demandes ci-dessous. C’est pourquoi nous vous recommandons de vous préparer à ce changement en demandant à vos clients de vous fournir leur clé de société. Renseignez-vous sur la façon dont vous ou vos clients pouvez obtenir la clé de société d’une société fédérale.

 

Voici les six opérations qui nécessiteront un intermédiaire enregistré ainsi qu’une clé de société :

  • Visualiser/mettre à jour les renseignements concernant les administrateurs
  • Mettre à jour l’adresse du siège social
  • Dissoudre une société
  • Modifier les statuts
  • Ajouter ou mettre à jour une autre adresse
  • Enregistrer une société de régime fédéral dans une province ou un territoire

 

Ces mesures s’inscrivent dans le plan de CC qui vise à renforcer les procédures pour préserver l’intégrité des renseignements sur les sociétés de régime fédéral.

 

N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions ou des préoccupations.

 

Ray Edwards

(il / lui)

 

Directeur général, Corporations Canada

Innovation, Sciences et Développement économique Canada / Gouvernement du Canada

 

Liens connexes

Centre de dépôt en ligne

Clé de société

Abonnement aux avis par courriel (l’abonnement aux avis de dépôt de documents corporatifs sera possible dès le 31 août)